毎日の仕事の中で次々とやって来る業務。それらをどのような順番で処理していくのか、またどの様に取捨選択をするのかを考えてみました。
■日々様々な業務が舞い込んでくる
毎日、様々な業務が舞い込んできます。今抱えている業務の計画を立てて仕事を進めていても、突然他の業務が飛び込んできて、計画通りに進まないことがしばしばあります。
想定外の状況による追加検討や、突発的な急ぎの業務、ミスのリカバリーなど。
要因はさまざまですが、突然やってきます。そんなときは何を優先すべきでしょうか。
現在抱えている業務は、それぞれの期限に対して間に合うように予定を立てているはずです。そこに別の業務を割り込ませると、予定していた業務が期限までに終わらないことになりますがそうはいきません。残業や、応援を要請して何とか期日までに終わらせなければなりません。
業務を処理する順番として、依頼を受けた順、締め切りの順などがありますが、重要度と緊急度に応じて判断することをお勧めします。
■どのように整理していくか
入ってきた業務が「重要かつ緊急」な場合は、既存の予定をずらしてでも、最優先に取り組む必要があります。このような状態はできるだけ避けたいものですが、自分でコントロールできない部分があるので、日々の予定を立てる際にある程度の余裕を持たせておくことが必要です。
次に「重要だが緊急ではない」場合は、翌日以降の予定に組み込み、期日までのあいだで自分のペースで処理していきましょう。
次に「重要ではないが緊急」な場合、重要でなければ出来るだけ緊急度を下げるよう交渉してみましょう。実は相手の都合だけで緊急な場合もあります。また、このような業務は極力減らすように意識しましょう。
最後に「重要ではなく緊急でもない」場合、これは思い切って捨ててしまい、重要な業務に注力するようにしましょう。ただし、相手があることなので、出来るだけソフトにかつ確実に断りましょう。
■アウトプットを最大化するために
突発的な業務はある程度避けられないと考え、程度想定外の業務が入ってくることを想定して、計画にゆとりを持たせることが必要です。そのうえで、不要なものは思い切って切り捨てる。
また、一つの業務を確実に終了させてから次の業務に移ることも、予定を確実に消化していくためには必要な対策です。
予定をやりくりしつつ重要なことを計画的に実行し、アウトプットの質、量ともに追求したものです。皆さんのお仕事でもあてはまることがあるのではないでしょうか。
【編集日記】
今日は、終日現場打合せ。春の竣工に向けて現場も佳境に入ってきました。
忙しくなりそうなので、より重要度を意識します。