TOYAMAキラリにて
私たちは、仕事で日々大量の情報に接しています。全ての情報に等しく接していては時間がいくらあっても足りません。必要なものとそうでないものを見極め、必要な情報の整理について考えてみました。
■必要なものと、そうでないもの
日々様々な情報が否応なしに迫ってきますが、まずその情報が自分にとって、必要なものか否かを判断する必要があります。不要なものはスルーし、インプットする必要があるものだけにアクセスしています。
メールなど読んでみなければ必要かどうか判断できない場合は、判断できるところまで読んで、不要と判断した場合、そこで読むのをやめます。ダイレクトメールなど明らかに不要なものは最初から読まないようにしています。
■残すものと、残さないもの
必要な情報だけにアクセスして、その情報や資料を保存するかしないかは、残しておく必要がある場合のみ残します。残す必要のないものは、情報処理が終わった時点で資料も処分します。記録として残しておかなければならないものや、次のステップまで必要なものは残しておきます。
ついやってしまいがちなのが、もしかしたら後で必要かもしれないと思い残しておくこと。
これは一見正しい判断のように思えますが、必要か否かの判断を熟慮できていない場合は、判断を先送りしていることになります。熟慮しても今時点で判断できないものは、判断できる状況になるまで残しておき、その時に判断します。
■保存の方法
残す場合の媒体は、紙かデータか又は両方か。これは紙で残す必要がある場合と、紙での使用頻度が高い場合のみ紙で残し、基本はデータで残します。使用する頻度が少なければ、データから出力して対応が可能ですし、その分収納スペースを有効活用できます。
保存する場合、属性ごとに分類し、さらに時系列で保存していると、後から検索しやすくなります。また、途中経過のある資料は、最終形になるまでは途中経過を残しておき、最終形になったところで処分します。
情報や資料の整理は、普段あまり意識せずに行っていますが、アウトプットの視点で考え、必要なものだけ残すことを意識すれば、ストレージや書棚が整理整頓され、仕事の効率も上がるのではないでしょうか。
【編集日記】
昨日は、出張先のホテルのプールでスイム練習、
いつものプールと雰囲気が違っていい気分転換になりました。